Un contabile che gestisce la contabilità di un cliente tratta alcuni dei dati più sensibili che quel cliente possiede: fatture, stipendi dei dipendenti, movimenti bancari, numeri di registro nazionale. "Ospitato nell'UE" viene usato con leggerezza nel marketing software in generale: per dati così sensibili, i dettagli dietro l'espressione contano più dell'espressione stessa.
Che cosa significa davvero "residenza dei dati nell'UE"
La residenza dei dati non riguarda solo il Paese in cui si trova un server. Riguarda l'intera catena di chi può accedere a quei dati e secondo le leggi di quale Paese: la posizione fisica, la giurisdizione legale della società che gestisce l'infrastruttura e il luogo in cui sono archiviati i backup.
Un server in un data center dell'UE, gestito da una società con sede legale al di fuori dell'UE, può comunque essere soggetto a leggi straniere sull'accesso ai dati con effetti transfrontalieri, di cui il CLOUD Act statunitense è l'esempio più citato. Una vera residenza dei dati nell'UE significa che infrastruttura, società operativa e giurisdizione legale hanno tutte effettivamente sede nell'UE, non solo il rack in cui si trova per caso il server.
Perché qui conta più che per un singolo software
Il pacchetto contabilità non è un'unica applicazione: sono tre sistemi collegati, ciascuno dei quali conserva i dati dei clienti in una fase diversa:
- Il documento, all'acquisizione. Una ricevuta fotografata o una fattura inoltrata, nel momento in cui viene inviata tramite WebChat, WhatsApp o Telegram, prima ancora di essere letta.
- I dati strutturati, durante l'elaborazione. Una volta letti, importi delle fatture, numeri di partita IVA e dettagli dei fornitori esistono come dati strutturati che vengono abbinati all'attività bancaria.
- La registrazione contabilizzata, in Odoo. La registrazione contabile definitiva, le condizioni contrattuali dei dipendenti, i dati retributivi e ogni report generato a partire da essi: il sistema in cui risiede la contabilità effettiva del tuo cliente.
Ognuno di questi è un luogo in cui i dati finanziari del cliente risiedono davvero, non solo un passaggio di un diagramma. Un provider che sa rispondere a "dove sono i miei dati?" solo per uno dei tre non dà una risposta completa.
Cosa chiedere davvero a un provider
Non "siete ospitati nell'UE?", che è una domanda di marketing. Le domande vere, specificamente per uno strumento di contabilità:
- Dove ha sede legale la società che gestisce l'infrastruttura?
- I sistemi di lettura dei documenti, automazione e contabilità sono gestiti dallo stesso provider, oppure uno di essi è un servizio di terze parti attraverso cui passano i tuoi dati?
- Dove sono archiviati, nello specifico, i backup, e sono cifrati a riposo?
- I dati dei clienti di studi contabili diversi vengono mai archiviati su infrastruttura condivisa, o sono isolati per cliente?
Sulla seconda domanda vale la pena soffermarsi: alcuni strumenti di "contabilità IA" sono solo una sottile interfaccia davanti a un'API di elaborazione documentale separata, gestita da un'azienda completamente diversa, spesso al di fuori dell'UE. Sapere se il tuo provider ha costruito e gestisce l'intera catena o se instrada le fatture dei tuoi clienti attraverso il servizio di qualcun altro è una domanda reale, a cui si può rispondere, non un cavillo tecnico.
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Il pacchetto contabilità funziona su tre server dedicati e ospitati nell'UE per ogni cliente: mai condivisi, mai mescolati con i dati di altri.
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