Un contable que gestiona la contabilidad de un cliente maneja algunos de los datos más sensibles que ese cliente posee: facturas, salarios de empleados, movimientos bancarios, números de registro nacional. «Alojado en la UE» se usa a la ligera en el marketing de software en general: para datos tan sensibles, los detalles que hay tras la expresión importan más que la expresión en sí.
Qué significa realmente «residencia de datos en la UE»
La residencia de datos no se refiere solo al país en el que se encuentra un servidor. Se refiere a toda la cadena de quién puede acceder a esos datos y bajo las leyes de qué país: la ubicación física, la jurisdicción legal de la empresa que opera la infraestructura y el lugar donde se almacenan los backups.
Un servidor situado en un centro de datos de la UE, operado por una empresa con sede legal fuera de la UE, puede seguir sujeto a leyes extranjeras de acceso a datos con efectos transfronterizos, de las cuales la CLOUD Act estadounidense es el ejemplo más citado. Una verdadera residencia de datos en la UE significa que la infraestructura, la empresa operadora y la jurisdicción legal tienen efectivamente su sede en la UE, no solo el rack en el que casualmente se encuentra el servidor.
Por qué aquí importa más que para un único software
El paquete de contabilidad no es una sola aplicación: son tres sistemas conectados, cada uno de los cuales conserva datos del cliente en una fase distinta:
- El documento, en la captura. Un ticket fotografiado o una factura reenviada, en el momento en que se envía por WebChat, WhatsApp o Telegram, antes incluso de ser leído.
- Los datos estructurados, durante el proceso. Una vez leídos, los importes de las facturas, los números de IVA y los datos de los proveedores existen como datos estructurados que se cotejan con la actividad bancaria.
- El asiento contabilizado, en Odoo. El asiento contable definitivo, las condiciones contractuales de los empleados, las cifras salariales y todos los informes generados a partir de ellos: el sistema en el que reside la contabilidad real de tu cliente.
Cada uno de ellos es un lugar en el que residen realmente los datos financieros del cliente, no solo un paso de un diagrama. Un proveedor que solo sabe responder a «¿dónde están mis datos?» para uno de los tres no da una respuesta completa.
Qué preguntar realmente a un proveedor
No «¿estáis alojados en la UE?», que es una pregunta de marketing. Las preguntas de verdad, en concreto para una herramienta de contabilidad:
- ¿Dónde tiene su sede legal la empresa que opera la infraestructura?
- ¿Los sistemas de lectura de documentos, automatización y contabilidad los gestiona el mismo proveedor, o uno de ellos es un servicio de terceros por el que pasan tus datos?
- ¿Dónde se almacenan, concretamente, los backups, y están cifrados en reposo?
- ¿Los datos de clientes de distintos despachos contables se almacenan alguna vez en infraestructura compartida, o están aislados por cliente?
En la segunda pregunta merece la pena detenerse: algunas herramientas de «contabilidad con IA» son una fina interfaz delante de una API de procesamiento de documentos aparte, gestionada por una empresa completamente distinta, a menudo fuera de la UE. Saber si tu proveedor ha construido y opera toda la cadena o si encamina las facturas de tus clientes a través del servicio de otro es una pregunta real, a la que se puede responder, no un tecnicismo.
Descubre la plataforma
El paquete de contabilidad funciona como tres servidores dedicados y alojados en la UE para cada cliente: nunca compartidos, nunca mezclados con los datos de nadie más.
Descubre el paquete de contabilidad